स्थानीय खरीद (Local Purchases)
भण्डार नियंत्रक स्टॉक' और गैर-स्टॉक दोनों प्रकार के कम मूल्य के सामानों की, जब उनकी कीमत प्रत्येक मामले में एक लाख रुपए तक हो, स्थानीय खरीद कर सकते हैं, बशर्ते स्टॉक मदों के मामले में खरीद तभी की जाती है-
(i) जबकि सामान्य वार्षिक प्रतिपूर्ति की मात्रा (Annual Recoupment Quantity) का मूल्य एक लाख रुपये से अधिक नहीं होता,
(ii) सम्बन्धित आइटम का स्टॉक बहुत निम्न सोचनीय स्तर तक पहुँच गया है, और सामान की तुरन्त आवश्यकता है।
और यह है कि मात्रा को जानबूझकर इतना कम नहीं कर दिया गया है कि खरीद इस व्यवस्था के अन्तर्गत उक्त सीमा तक आ जाए। वह स्वयं बिना इस बात से संतुष्ट हुए कि मूल्य का किया गया भुगतान उपयुक्त है. कोई खरीद नहीं करेगा। 10,000 रुपये तक मूल्य की मदों के लिए वह केवल एक ही प्रस्ताव (Single Quotation) ले सकता है, किन्तु 10,000 रुपये से अधिक मूल्य की मदों के लिए उसे एक से अधिक फर्मों से प्रस्ताव प्राप्त करने चाहिए और प्रत्येक प्रस्ताव का उचित ढंग से रिकार्ड रखना चाहिए। प्रस्तावित वर्तमान दर की पिछली क्रय दर से तुलना की जानी चाहिए और खरीद करने से पूर्व इनमें पाये गए भारी अन्तरों की जाँच की जानी चाहिए।
भण्डार नियंत्रक को दिए गए स्थानीय क्रय के अधिकारों को वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखाधिकारी के परामर्श से, प्रत्येक मामले में आवश्यकतानुसार डिपो अधिकारियों को पुनर्समर्पित किया जा सकता है।
इन खरीदों का भुगतान अग्रदाय निधि (Cash Imprest) से किया जा सकता है। जिन गैर-स्टॉक मदों के लिए मानक पैटर्न (Standard Pattern) उपलब्ध हैं, उनमें से कोई भी सामान, यदि रेल द्वारा विनिर्मित किया जाता है तो खरीदा नहीं जाना चाहिए।
नकद अग्रदाय राशि का खाता (Account of Cash Imprest)
मुख्य भण्डार डिपो के भण्डार अधिकारी, जो तात्कालिक आवश्यकता की खरीदों के लिए नकद अग्रदाय का दायित्व सम्भालते हैं, विभागीय बैंकों या जहाँ विभागीय बैंकों की अपनी भुगतान शाखाएँ नहीं हैं, अन्य राष्ट्रीयकृत बैंकों में, व्यय से बची धनराशि, जिनमें प्रतिपूर्ति राशि भी शामिल हैं, जमा करने तथा चैक के द्वारा स्थानीय खरीदों के लिए धनराशि का वितरण करने हेतु निम्नलिखित शर्तों पर चालू खाते खोल सकते हैं और उनसे लेन-देन कर सकते हैं -
(क) चालू खाता तभी खोला जाना चाहिए, जब अग्रदाय धन राशि 10,000 रुपयों से अधिक हो।
(ख) घालू खाता अग्रदाय का दायित्व सम्भालने वाले अधिकारी के व्यक्तिगत नाम की जगह उसके पदनाम से खोला जाना चाहिए।
(ग) सभी मामलों में इसे न्यूनतम धनराशि तक रखने के लिए प्रति 6 महीने बाद इसकी समीक्षा की जानी चाहिए। कम से कम महीने में व्यय की एक प्रतिपूर्ति (Recoupment) जरूरी होनी चाहिए और इस उद्देश्य को दृष्टि में रखते हुए प्रत्येक मामले में आपातकालीन क्रयों पर मासिक व्यय की धनराशि के 50 प्रतिशत के आधार पर अग्रदाय की धनराशि निर्धारित की जानी चाहिए।
(घ) प्रतिपूर्ति अग्रदाय रखने वाले के पक्ष में, उसके व्यक्तिगत नाम से नहीं, बल्कि उसके सरकारी पदनाम से वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखाधिकारी द्वारा जारी किए गए रेखांकित चैकों (Crossed Cheques) के माध्यम से की जानी चाहिए। ऐसे चैक चालू खाते में जमा किये जायेंगे।
(ड) यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि अग्रदाय की धनराशि वर्तमान नियमों के अनुसार केवल स्वीकार्य तात्कालिक खरीदों के लिए भुगतान करने हेतु प्रयोग में लायी जाती है और यह धनराशि सामान्य खरीदों के लिए, जिनके मूल्य का भुगतान सामान्य तरीके से 'बिल जमा करके किया जाना चाहिए, व्यय नहीं की जाती।
(च) चालू लेखा में सभी जमा और निकासियों एक सहायक पुस्तिका के जरिये की जाती है और अग्रदाय का लेखा उस पुस्तक में दर्ज लेन-देन के अनुसार रखा जाता है।
स्थानीय क्रयों का लेखा-जोखा (Accountal of Local Purchases)
डिपो अधिकारियों द्वारा स्थानीय रूप से खरीदे गए भण्डारों के लिए प्रपत्र सं. S-712 पर 4 प्रतियों में क्रय-सूचियाँ (Purchase Lists) तैयार की जानी चाहिए। माल को स्वीकार करने के बाद एक प्रति कार्यालय प्रति के रूप में रखी जानी चाहिए, एक प्रति लेखाधिकारी, भण्डार को अग्रदाय की प्रतिपूर्ति (Recoupment of Imprest) के लिए व्यय-पत्रों (Vouchers) सहित भेजी जानी चाहिए और इसकी एक प्रति भण्डार नियंत्रक को और अंतिम प्रति मूल्य-खातों (Price-Ledger) में इन्द्राज करने के लिए भण्डार लेखाधिकारी को भेजी जानी चाहिए।
क्रय की क्रिया विधि (Purchase Procedure):
भण्डारों के क्रयादेश, निरीक्षण और प्राप्ति के लिए निम्नलिखित क्रिया-विधि अपनायी जायेगी
(i) लेखाधिकारी, भण्डार को क्रयादेश (Purchase Order) की हस्ताक्षरित प्रति सीधे भेजी जायेगी।
(ii) भण्डार विभाग का अधिकारी आपूर्ति द्वारा भण्डार मिलने पर लेखाधिकारी को सीधे एक प्राप्ति नोट (Receipt Note) भेजेगा तथा इसके साथ आपूर्तिकर्ता के इनवॉइस या बिल की प्रति भी भेजी जायेगी।
