11. निविदा प्रणाली
(Tender System)
कार्य निष्पादन हेतु भण्डार की आपूर्ति के लिए सर्व सम्बन्धित व्यवसाइयों को दी जाने वाली सूचना को निविदा (Tender) कहा जाता है। टेण्डर प्रणाली का मुख्य उद्देश्य खर्च किए धन का सबसे अच्छा सम्भव मूल्य प्राप्त करना होता है और टेण्डर प्रणाली पर किसी एक या दूसरे रूप में, दरों को नीचे रखने की विधियों में से सबसे अधिक प्रभावशाली विधि होने के नाते सभी मामलों में पूरी सावधानी तथा गम्भीरता के साथ विचार किया जाना चाहिए। सभी मामलों में टेण्डर मंगाए जाने चाहिए और इस सामान्य नियम में किसी प्रकार का विकल्प व्यावहारिक कारणों पर विचारन करके तभी दिया जाना चाहिए जब तुलनात्मक दृष्टि से कम मूल्य की लागत का माल हो, जिसे टेण्डर पद्धति से मंगाने में विलम्ब हो या अनावश्यक कार्य करना पड़ता हो।
टेण्डरों के प्रकार (Types of Tenders)
टेण्डर प्रमुखतः निम्न तीन प्रकार के होते हैं
1. ओपन टेण्डर / प्रचारात्मक टेण्डर (Open/Advertised Tender)
2. लिमिटेड टेण्डर (Limited Tender)
3. सिंगल टेण्डर (Single Tender)
1. ओपन टेण्डर (Open Tender):
सर्वाधिक खुले और यथा सम्भव सार्वजनिक ढंग से सार्वजनिक विज्ञापन द्वारा टेण्डर आमंत्रित करने की इस पद्धति का सामान्य रूप से प्रयोग किया जाना चाहिए और उसे सभी मामलों में अपनाया जाना चाहिए। अपवाद स्वरूप परिस्थितियों को छोड़कर वर्तमान में ऐसी सभी मदें, जिनका अनुमानित लागत मूल्य रु. 10 लाख से अधिक हो, उनकी खरीद के लिए ओपन / एडवर्टाइज्ड टेण्डर आमंत्रित किए जाते हैं।
चूँकि, जब सार्वजनिक विज्ञापन द्वारा निविदाएँ आमंत्रित की जाती है तो निविदा प्रपत्र उन्हीं व्यावसायिक संस्थाओं को ही नहीं दिए जाने चाहिए जो केवल अनुमोदित ठेकेदारों की सूची (List of Approved Contractors) में शामिल हों, बल्कि जो व्यावसायिक संस्थाएँ सूची में न हों, उन्हें पूछताछ करने पर यह सूचना दी जानी चाहिए कि, निर्धारित शुल्क का भुगतान करने पर विज्ञापित आवश्यकताओं के लिए निविदाएँ (Tenders) दे सकती हैं। जो संस्थाएँ अनुमोदित ठेकेदारों की सूची में नहीं हैं, उन्हें निविदा प्रलेखों (ender Documents) के साथ प्राप्त निर्धारित प्रपत्र में, अपनी दरों के साथ-साथ निम्नलिखित विवरण देने होंगे
(अ) इनकम टैक्स क्लीयरेन्स सर्टीफिकेट,
(ब) अपने बैंकों के नाम और पूरा पता,
(स) क्रय किये जाने वाले भण्डार के समान भण्डार की आपूर्ति करने के सम्बन्ध में उनके पूर्व कार्य-कलाप के विवरण,
(द) भण्डारों के विनिर्माण (Manufacture) और साथ में उनकी गुणवत्ता (Quality) की जाँच के लिए उनके पास उपलब्ध उपकरण, और
(य) अपने यहाँ नियुक्त तकनीकी कर्मचारियों का विवरण ।
जब कोई संतोषप्रद निविदा किसी अनजान व्यावसायिक संगठन द्वारा प्राप्त हुई हो तो, उसे कोई आदेश देने से पूर्व यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक कदम उठाए जाने चाहिए कि क्या सम्बन्धित व्यावसायिक संस्था उचित तरीके से अनुबन्ध को कार्यान्वित करने में सक्षम हैं। यदि जाँच का परिणाम संतोषप्रद हो तो पूरा आपूर्ति आदेश या उसका अंश (Portion) उस संस्था को दिया जा सकता है। यदि सम्बन्धित संस्था द्वारा पूरे या आंशिक आदेश का पालन संतोषजनक ढंग से किया जाता है तो उस संस्था का नाम अनुमोदित ठेकेदारों की सूची में सम्मिलित किया जाना चाहिए। इसके विपरीत यदि जाँच का परिणाम सन्तोषप्रद नहीं होता, जिसके फलस्वरूप उस व्यावसायिक संस्था को कोई आदेश नहीं दिया जाता तो जाँच के परिणाम को निश्चित रूप से अंकित किया जाना चाहिए।
2. लिमिटेड टेण्डर (Limited Tenders):
ऐसी मदें, जिनका अनुमानित लागत मूल्य रु. 10 लाख तक हो, उनकी खरीद के लिए लिमिटेड टेण्डर आमंत्रित किए जाते हैं। आपातकालीन परिस्थितियों में भण्डार नियंत्रक और मुख्य सामग्री प्रबन्धक के स्वविवेक से, तथा संरक्षा (Safety) सम्बन्धी मामलों में रु. 5 करोड़ तक के अनुमानित लागत मूल्य की मदों की खरीद के लिए यह पद्धति अपनायी जा सकती है।
लिमिटेड टेण्डर मंगवाने का तरीका :
(1) लिमिटेड टेण्डर के लिए इंक्वायरी केवल उन्हीं रजिस्टर्ड फर्मों को, जो कि उस वस्तु विशेष के लिए सूची में सम्मिलित हैं, के पास भिजवाई जानी चाहिए।
(2) पिछली बार आपूर्ति करने वाले सफल आपूर्तिकर्त्ता को लिमिटेड / स्पेशल लिमिटेड टेण्डर की इंक्वायरी अवश्य भिजवायी जानी चाहिए।
(3) इंक्वायरी कम से कम तीन एवं अधिकतम आठ-दस फर्मों को भिजवायी जानी चाहिए।
(4) जब बहुत ज्यादा फर्मे उस वस्तु विशेष के लिए पंजीकृत हों तो सबके पास रोटेशन में इंक्वायरी भेजी जानी चाहिए।
(5) सक्षम अधिकारी द्वारा स्वीकृत फर्मों को ही इंक्वायरी भिजवायी जाएगी।
जो फर्मे रजिस्टर्ड नहीं हैं, उनके पास भी लिमिटेड टेण्डर की इंक्वायरी भिजवाई जा सकती है, लेकिन ऐसा करने के लिए उचित कारण दर्ज किया जाएगा। ऐसे मामलों में सक्षम अधिकारी को अपने से उच्च अधिकारी से ऐसा करने के लिए लिखित स्वीकृति ले लेनी चाहिए।
उन सभी पंजीकृत फर्मों के, जिनके कई साझेदार हों तथा जिनके शेयर अन्य किसी फर्म या प्रतिष्ठान में लगे हों. को एक क्रम में लिमिटेड टेण्डर इंक्वायरी भिजवायी जा सकती है। लेकिन ऐसी फर्मे जिनके साझेदार अथवा निवेशकों का केवल वित्तीय अंशदान लगा हो, को टेण्डर इंक्वायरी एक बार में एक ही फर्म को भेजी जानी चाहिए।
स्पेशल लिमिटेड टेण्डर (Special Limited Tenders)
महाप्रबन्धक की स्वीकृति और वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखाधिकारी की सहमति से निम्नलिखित दशाओं में लिमिटेड टेण्डर पद्धति ऐसे आदेशों के लिए लागू की जा सकती है, जिनका अनुमानित लागत मूल्य लिमिटेड टेण्डर के लिए निर्धारित सीमा अर्थात् 10 लाख रुपये से अधिक हो -
(क) ऐसे पर्याप्त कारण उपलब्ध हों, जो इस बात का संकेत करते हों कि जनहित में विज्ञापनों द्वारा टेण्डर आमंत्रित करना ठीक नहीं हैं,
(ख) मांग इतनी तात्कालिक (urgent) हो कि खुली स्पर्धा के न अपनाने के कारण होने वाला अतिरिक्त व्यय उठाना आवश्यक हो।
प्रत्येक मामले में सामान्य नियम को छोड़ने के प्राधिकार का उपयोग करने कारणों का उल्लेख करते हुए तत्सम्बन्धी टिप्पणी अंकित की जानी चाहिए।
3. सिंगल टेण्डर (Single Tenders)
एक ही फर्म से जब किसी वस्तु का टेण्डर मंगवाया जाता है, सिंगल टेण्डर कहलाता है। इस प्रकार के टेण्डर अक्सर एकाधिकार (Monopoly) वाली वस्तुओं के लिए फर्म विशेष से ही मंगवाए जाते हैं। ऐसी वस्तुओं की खरीद अक्सर वस्तु स्वामेत्तर प्रमाण-पत्र" (Proprietory Article Certificate) जो कि उपभोक्ता विभाग द्वारा दिया जाता है, अन्तर्गत की जाती हैं।
इस पद्धति द्वारा प्रोप्राइटरी आइटमों की खरीद सभी अधिकारियों द्वारा सामान्य स्वीकृति शक्ति सीमा तक की जा सकती है।
नॉन प्रोप्राइटरी आइटमों की खरीद, सभी अधिकारियों द्वारा उन्हें प्रदत्त शक्ति सीमा तक एवं भण्डार नियंत्रक या मुख्य सामग्री प्रबन्धक के व्यक्तिगत अनुमोदन से की जा सकती है।
वस्तु स्वामेत्तर प्रमाण पत्र (Proprietary Article Certificate)
प्रमाणित किया जाता है कि
(A) उपयोग में आने वाली वस्तु, फर्म विशेष द्वारा बनायी / बेची जाती है, लेकिन यह बता पाना सम्भव नहीं है कि अन्य किसी फर्म द्वारा भी बनाई जाती है अथवा बेची जाती है।
(B) यह कि, माँगी गई वस्तु के बिना काम नहीं चल सकता।
(C) यह कि. उपयोग में आने वाली वस्तु को फर्म विशेष के अलावा न तो कोई अन्य फर्म बनाती है और न ही बेचती है।
उपरोक्त में से (A) भाग को हटा देने पर अनक्वालीफाइड (बिना शर्त) और भाग (C) को हटा देने पर क्वालीफाइड (सशर्त) प्रोप्राइटरी आर्टीकल सर्टीफिकेट कहलाता है।
बुलेटिन टेण्डर (Bulletin Tender)
चिरपरिचित ड्राइंग एवं स्पेसीफिकेशन की वस्तुएँ इस टेण्डर द्वारा खरीदी जाती है। यह एक तरह से लिमिटेड टेण्डर का ही रूप है। भण्डार विभाग में पंजीकृत फर्मे जो बुलेटिन के लिए चंदा देती है. उनके पास नियमित रूप से निकलने वाला बुलेटिन भिजवाया जाता है। ये बुलेटिन साप्ताहिक, पाक्षिक या मासिक हो सकते हैं। बुलेटिन में काफी संख्या में मदें होती हैं। इन मदों के लिए फर्मे अपनी दरें आवश्यक शर्तों सहित दर्शाती हैं। टेण्डर फार्म पंजीकृत फर्मों को नियत दरों पर उपलब्ध करवाए जाते हैं। वर्तमान में सामान्यतः रु. 10 लाख लागत तक की वस्तुएँ बुलेटिन में सम्मिलित की जाती है। जहाँ तक हो एक बुलेटिन में एक बार में ही समस्त मदें शामिल कर लेनी चाहिए। बुलेटिन टेण्डर अपेक्षित लाभ वाली स्थिति में ही आमंत्रित किए जाने चाहिए।
बुलेटिन टेण्डर में सम्मिलित की जाने वाली वस्तुएँ, एक निर्धारित प्रोफार्मा पर पूर्ण विवरण, मात्रा, ड्राइंग नं. स्पेसीफिकेशन, स्थान जहाँ भण्डार आपूर्ति की जानी है, टेण्डर जमा करने तथा खुलने की तारीख एवं समय तथा शर्तों का उल्लेख होना चाहिए।
व्यावसायिक संस्थाओं (Firms) का प्रस्ताव आमंत्रित करने के लिए जारी की गई निविदिाओं की तिथि से 10-15 दिनों तक का समय, अपने प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए दिया जा सकता है, जिसमें दरें उपयुक्त होने पर, शीघ्र सुपुर्दगी का प्रस्ताव करने वालों को प्राथमिकता दी जा सकती है।
ग्लोबल टेण्डर (Global Tender)
ग्लोबल टेण्डर, ओपन टेण्डर की तरह ही होते हैं। जब मशीनरी, रोलिंग स्टॉक एवं इलेक्ट्रोनिक वस्तुएँ, जिन्हें विदेशों से आयात करना होता है तब ग्लोबल टेण्डर आमंत्रित किए जाते हैं। ग्लोबल टेण्डर आमंत्रित करने के लिए टेण्डर फार्म, दस्तावेज, सेम्पल, ड्राइंग इत्यादि महानिदेशक, आपूर्ति भारत जो कि लन्दन में भारत के लिए खरीद कार्य करता है, के पास भिजवा दिये जाने चाहिए। इसके अतिरिक्त व्यापार आयुक्त, विभिन्न दूतावास के अधिकारियों को जिनके देशों की शाखाएँ, विश्व बैंक के तहत भारत में कार्यरत हैं, और जो उन बैंकों के सदस्य हैं, को भिजवा देनी चाहिए। भारत के व्यापारियों को टेण्डर फार्म निध् र्गारित शुल्क पर दिए जाते हैं, लेकिन लन्दन स्थित महानिदेशक (खरीद) एवं भारत स्थित विभिन्न दूतावासों के कार्यालय में निःशुल्क दिए जाते हैं।
टेण्डर नोटिस (Tender Notice)
टेण्डर नोटिस में निम्नलिखित बातों का उल्लेख किया जाएगा -
(क) भण्डार का संक्षिप्त विवरण, जिसकी आपूर्ति करनी है या उस कार्य का संक्षिप्त विवरण, जिसे पूरा करना है, स्पेसीफिकेशन, मात्रा इत्यादि।
(ख) कहाँ और कब निविदा प्रलेख (Tender Documents) देखे या प्राप्त किए जा सकते है, साथ ही यदि ऐसे प्रलेखों के लिए कोई राशि अदा करनी हो तो उसका उल्लेख।
(ग) स्थान, तिथि और समय जहाँ और जब तक पूरी तरह भरे गए टेण्डर फार्म प्राप्त किये जायेंगे और टेण्डर खोले जाने के लिए निर्धारित समय।
टेण्डर डॉक्यूमेन्ट (Tender Documents)
सामान्यतया टेण्डर डॉक्यूमेन्ट में निम्नलिखित कागजात शामिल होते हैं
(क) टेण्डर सम्बन्धी अनुदेश ।
(ख) संविदा के भारतीय रेल मानक (IRS) की और विशेष शर्ते ।
(ग) विशिष्टियों के मानक और विशेषताएँ (Specifications Standard or Special)
(घ) वांछित भण्डार या किए जाने वाले कार्य का पूरा विवरण देते हुए टेण्डर से सम्बन्धित अनुसूची।
(ड) अनुसूची में वर्णित और उसमें निहित दरों पर भण्डार की आपूर्ति करने / निर्माण कार्य की पूर्ति करने का उत्तरदायित्व लेने के लिए निविदाकार द्वारा हस्ताक्षरित किया जाने वाला करार प्रपत्र (Agreement Form), जिसमें निविदा में निहित सम्बन्धित शर्तें और दशाएँ (Terms and Conditions) निर्दिष्ट होंगी और एक निश्चित तिथि तक प्रस्ताव को स्वीकृति के लिए खुला रखने की उसकी (निविदाकार) सहमति दी गई होगी।
(च) विशिष्टियों से विरत (Deviation from Specifications) होने से सम्बन्धित विवरण।
(छ) अनुबन्ध की शर्तों से विरत (Deviation from Conditions of Contract) होने सम्बन्धी विवरण।
टेण्डर डॉक्यूमेन्ट में उक्त बातों के अतिरिक्त निम्नलिखित बातें भी सम्मिलित होंगी -
(क) स्वीकृत निविदा (Accepted Tender) के मामले में जारी होने पर टेण्डर के साथ संलग्न की जाने वाली बयाना राशि (Earnest Money) और जमानत राशि (Security Deposit) का स्वरूप।
(ख) टेण्डर स्वीकार करने वाले प्राधिकारी का पदनाम एवं पते का उल्लेख।
(ग) टेण्डर, जिनमें फेर-बदल और परिवर्तन किया गया हो, उन पर अथवा टेण्डर प्रलेखों (Tender Documents) पर विचार किया जायेगा या नहीं, का उल्लेख।
बयाना राशि की छूट (Waiver of Earnest Money)
भण्डारों के क्रय के लिए निविदाओं के ऐसे मामलों में. जिनमें निविदाकार (Tenderers) बयाना राशि नहीं देना चाहते हैं, उनमें से विशेष मामलों में, भण्डार नियंत्रक, वित्त सलाहकार के परामर्श से, बयाना राशि जमा करने की शर्त से छूट दे सकते हैं।
एक या सभी प्राप्त निविदाओं को बिना कोई कारण दिए अस्वीकृत करने का अधि कार पूरी तरह अनुरक्षित (Reserved) रखा जाना चाहिए।
फर्मों का पंजीकरण (Registration of Firms)
लिमिटेड टेण्डर और सिंगल टेण्डर पद्धति को लागू करने के उद्देश्य से भारतीय और विदेशी दोनों प्रकार की ख्यात विश्वसनीयता वाली ऐसी व्यावसायिक संस्थाओं (Firms) की सूची रखी जानी चाहिए, जो यह संतोष दिलाने में सक्षम रही हैं कि वे आपूर्ति करने के लिए प्रस्तावित भण्डारों के उत्पादन हेतु आवश्यक उपकरण रखती हैं। इस सूची की अविश्वसनीय पायी गई व्यावसायिक संस्थाओं को सूची से निकालने के लिए नियमित अवधि में जाँच-पड़ताल की जानी चाहिए और उसमें संशोधन किया जाना चाहिए। किसी नई फर्म द्वारा सूची में नाम शामिल करने के लिए, प्राप्त आवेदन पर विचार किया जाना चाहिए। अनुमोदित आपूर्तिकर्ता के रूप में फर्मों का पंजीकरण, उनकी क्षमता सहित सामर्थ्य (Capacity-cum-Capability) और वित्तीय हैसियत की जाँच करने के बाद सावधानीपूर्वक किया जाना चाहिए। यदि आवश्यक हो तो इस कार्य में आर.डी.एस.ओ., राइट्स और डी.जी.एस. एण्ड डी. की निरीक्षण शाखा की सेवाएँ ली जा सकती हैं। इस बात का निर्धारण कि किसी फर्म को किस वित्तीय सीमा तक कोई आदेश दिया जाए, उसके बैंक की रिपोर्ट, उसकी क्षमता-सहित सामर्थ्य और उस फर्म के वित्तीय तुलन पत्र (Balance Sheet), लाभ हानि लेखा आदि पर विचार करने के बाद सावधानीपूर्वक किया जाना चाहिए।
पंजीकृत फर्मों की कोटियाँ (Categories)
(क) 40 लाख रुपए या उससे अधिक के मूल्य वाले आदेशों की सप्लाई निष्पादित करने में सक्षम फर्म।
(ख) 10 लाख रु. से 40 लाख रु. के मूल्य वाले आदेशों की सप्लाई निष्पादित करने में सक्षम फर्म।
(ग) 5 लाख रु. से 10 लाख रु. के मूल्य वाले आदेशों की सप्लाई निष्पादित करने में सक्षम फर्म।
(घ) 1 लाख रु. से अधिक एवं 5 लाख रु. के मूल्य वाले आदेशों की सप्लाई निष्पादित करने में सक्षम फर्म।
(ङ) 1 लाख रु. तक के मूल्य वाले आदेशों की सप्लाई निष्पादित करने में सक्षम फर्म।
जिन फर्मों का एक लाख रु. से अधिक मूल्य के आदेशों की आपूर्ति करने के लिए पंजीकरण किया गया है, उनकी प्रभावकारी गुणवत्ता नियंत्रण सहित क्षमता-सह-सामर्थ्य (Capacity-cum-Capability) की किसी उपयुक्त अधिकारी द्वारा पंजीकरण से पहले जाँच की जानी चाहिए। पंजीकरण तब तक अनन्तिम (Provisional) समझा जाना चाहिए, जब तक फर्म ने किसी एक आदेश का संतोषजनक रूप में कार्यान्वयन न कर दिया हो, लेकिन
जब एक बार पंजीकरण स्थाई कर दिया हो तो नई और पुरानी फर्मों के बीच कोई भेदभाव नहीं किया जाना चाहिए।
जिन फर्मों को एक रेल पर अनुमोदित सूची में शामिल करने के लिए पहले निरीक्षण करने पर उपयुक्त पाया गया हो, इसके साथ ही, दूसरी रेलों की अनुसूची में शामिल किया जाना चाहिए।
यदि पर्याप्त कारणों से. जिसे लिखित रूप में अंकित किया जाना चाहिए, अनुमोदित सूची में शामिल न की गई फर्मों को सिंगल टेण्डर जारी करने का निर्णय किया जाता है, तो अगले उच्च प्राधिकारी का, जो उप मुख्य सामग्री प्रबन्धक के पद से नीचे का न हो, अनुमोदन लिया जाना चाहिए। इसके साथ ही ऐसी फर्मों से निर्धारित औपचारिकताओं का पालन करते हुए रेल पर अपना पंजीकरण करवाने के लिए कहा जाना चाहिए।
लिमिटेड टेण्डर के लिए मुख्य रूप से तीन फर्मों से जाँच की जानी चाहिए और अन्तिम सफल आपूर्तिकर्ता को निश्चित रूप से सूची में शामिल किया जाना चाहिए।
